Buku Besar

Buku besar (ledger) adalah sebuah buku yang berisi kumpulan akun atau perkiraan (accounts). Akun (rekening) tersebut digunakan untuk mencatat secara terpisah aktiva, kewajiban, dan ekuitas. Dengan demikian, akun merupakan kumpulan informasi dalam sebuah sistem akuntansi. Misalnya, kas dicatat dalam akun kas, piutang dicatat dalam akun piutang, tanah dicatat dalam akun tanah, dan sebagainya untuk akun�akun yang termasuk dalam kelompok akun aktiva. Kelompok akun kewajiban akan dijumpai akun hutang, pinjaman jangka panjang, dan lain-lain sesuai dengan jenis kewajiban tersebut. Demikian pula, modal dicatat dalam akun ekuitas.

            Buku Besar terbagi menjadi Buku Besar Umum (general Ledger) dan Buku Besar Pembantu (Subsidiary Ledger). Sistem Buku Besar Umum menampilkan proses transaksi untuk Buku Besar Umum dan Siklus Pelaporan Keuangan. Sistem Buku Besar Umum mempunyai beberapa tujuan, yaitu untuk:

1.mencatat semua transaksi akuntansi secara akurat dan benar.
2.memposting transaksi-transaksi ke akun yang tepat.
3.menjaga keseimbangan debet dan kredit pada akun.
4.mengakomodasi entry jurnal penyesuaian yang dibutuhkan.
5.menghasilkan laporan keuangan yang dapat dipercaya dan tepat waktu untuk setiap periode akuntansi.

Adapun fungsi dari Sistem Buku Besar Umum adalah:

1.Mengumpulkan data transaksi.
2.Mengklasifikasikan dan mengkodekan data transaksi dan akun.
3.Memvalidasikan transaksi yang terkumpul.
4.Meng-update-kan akun Buku Besar Umum dan File transaksi.
5.Mencatatkan penyesuaian terhadap akun.
6.Mempersiapkan laporan keuangan.

Buku besar pembantu digunakan untuk mencatat rincian akun tertentu yang ada di Buku Besar Umum. Akun Buku Besar Umum yang rinciannya dicatat dalam Buku Besar Pembantu disebut Akun Pengawas (Controlling Account). Sedangkan akun-akun yang merinci akun pengawas disebut Akun Pembantu (Subsidiary Account). Dua buku besar pembantu yang umum adalah Buku Pembantu Kewajiban (Hutang) dan Buku Pembantu Piutang. Untuk entitas sektor publik, setiap akun bisa atau perlu dibuat buku besar pembantu karena mengingat luasnya akun-akun dalam setiap entitas. Untuk selanjutnya, buku besar umum sering disingkat menjadi buku besar dan buku besar pembantu yang disingkat dengan nama buku pembantu.

Pengunaan buku besar pembantu mempunyai beberapa kelebihan sebagai berikut:

1.     Memudahkan penyusunan laporan keuangan, karena buku besar umum terdiri dari akun-akun yang jumlahnya lebih sedikit. Hal ini juga akan mengurangi kesalahan-kesalahan dalam buku besar umum.

2.    Ketelitian dalam pembukuan dapat diuji dengan membanding-kan saldo dalam akun buku besar umum dengan jumlah saldo-saldo dalam buku pembantu.

3.      Dapat diadakan pembagian tugas dalam pengrjaan akuntansi.

4.   Memungkinkan pumbukuan harian dari bukti-bukti pendukung transaksi kedalam buku pembantu.

5.      Bisa segera diketahui jumlah macam-macam elemen.

       Suatu instansi sektor publik memiliki kewajiban (hutang) kepada beberapa kreditor. Mekanisme monitoring hutang kepada masing-masing kreditor dilakukan melalui akun pengawas �Hutang� di buku besar umum. Akun ini digunakan untuk mencatat total kewajiban instansi kepada seluruh kreditor. Di samping itu, satu akun hutang secara terpisah disediakan kepada masing-masing kreditor itu dibuku besar pemantu. Akun-akun yang merupakan rincian dari akun pengawas hutang itu disebut akun pembantu hutang. Akun pengawas, sesuai dengan namanya, mengawasi jumlah keseluruhan hutang yang ada di akun pembantu. Saldo akun pengawas hutang harus sama dengan penjumlahan saldo-saldo akun pembantu hutang. Posting ke akun pengawas  dilakukan cukup sekali dalam satu periode tertentu (mingguan atau bulanan), sedangkan posting ke akun-akun pembantu dilakukan secara harian. Untuk entitas lain, Prosedur yang sama bisa dilakukan.

             Dalam persamaan dasar akuntansi, ada tiga kelompok akun yang dijumpai, masing-masing adalah aktiva, kewajiban, dan ekuitas. Pos pendapatan dan pos biaya dicatat dalam akun-akun tersendiri, yaitu akun pendapatan dan akun biaya. Masing-masing jenis akun yang tergabung dalam kelompok akun bersangkutan disediakan akun tersendiri.

            Aturan debet-kredit digunakan dalam pencatatan transaksi. Aturan ini digunakan untuk mencatat perubahan aktiva, kewajiban, ekuitas, pendapatan dan biaya dalam akun yang bersangkutan. Persamaan yang digunakan adalah sebagai berikut:

AKTIVA = KEWAJIBAN + EKUITAS + PENDAPATAN � BIAYA

Atau

AKTIVA + BIAYA = KEWAJIBAN + EKUITAS + PENDAPATAN

             Semua akun yang berada di ruas kiri (aktiva dan biaya) jika bertambah dicatat di sebelah kiri atau debet, dan jika berkurang dicatat di sebelah kanan atau kredit. Sedangkan untuk semua akun yang berada di ruas kanan (kewajiban, ekuitas, dan pendapatan) jika bertambah dicatat di sebelah kanan atau kredit, dan jika berkurang dicatat di sebelah kiri atau debet. Itulah aturan debet dan kredit.

Aturan Debit Kredit

             Berdasarkan aturan ini, secara normal akun-akun aktiva dan biaya selalu bersaldo debet, karena penambahan atau kenaikan aktiva dan biaya diharapkan akan lebih besar daripada penurunannya. Akun-akun kewajiban, ekuitas, dan pendapatan secara normal selalu bersaldo kredit, karena kenaikan atau penambahan kewajiban, ekuitas, dan pendapatan diharapkan lebih besar daripada penurunannya.

            Dengan menaati aturan debet dan kredit ini, jumlah saldo debet di akun-akun aktiva dan biaya akan selalu sama dengan jumlah saldo kredit ekening-akun kewajiban, ekuitas, dan pendapatan. Proses keseimbangan yang diciptakan  oleh aturan debet-kredit ini biasa disebut dengan sistem tata buku berpasangan atau Double Entry Sistem. Setiap transaksi akan dicatat paling tidak pada dua akun. Kalau satu akun didebet, maka akun lainnya dikredit. Adapun buku besar yang diperlukan untuk masing-masing akun adalah sebagai berikut:

AKTIVA
Kredit
Aktiva Lancar
   Kas dan Setara Kas
   Piutang
   Persediaan
   Pembayaran di Muka
   Investasi (surat berharga)
   Aktiva Lancar Lainnya

Aktiva Tidak Lancar
   Piutang
   Investasi (barang)
   Aktiva Keuangan Lainnya
   Infrastruktur, Pabrik dan
   Peralatan
   Tanah dan Bangunan
   Aset Tidak Berujud

Aktiva Bukan Keuangan Lainnya
Aktiva Tidak Lancar Lainnya

KEWAJIBAN
Kredit
Kewajiban Lancar
    Hutang
    Pinjaman Jangka Pendek
    Bagian Lancar dari Pinjaman
    Provisions (Cadangan)
    Tunjangan Pegawai
    Dana Pensiun
    Kewajiban Lancar Lainnya

Kewajiban Tidak Lancar
    Hutang
    Pinjaman
    Provisions (Cadangan)
    Tunjangan Pegawai
    Dana Pensiun
    Kewajiban Tidak Lancar Lainnya

EKUITAS
Kredit
Kepentingan Minoritas

Modal yang ditempatkan
Cadangan
Akumulasi Surplus/(defisit)

PENDAPATAN
Kredit
Penerimaan Operasi
    Pajak (Tax Revenue)
    Fee, Denda, Biaya Hukuman,
    & Perijinan
    Penerimaan dari Transaksi
    Pertukaran
    Transfer dari Entitas
    Pemerintah Lainnya
    Penerimaan Operasi Lainnya

Penerimaan non Operasi
    Laba Penjualan Properti,
    Bangunan
    dan peralatan
    Penerimaan Modal
    Penerimaan Luar Negeri

BIAYA
Kredit
Biaya Operasional
  Upah, Gaji dan Tunjangan   
  Pegawai
  Bantuan dan Pembayaran 
  Transfer Lainnya
  Perlengkapan dan Barang 
  Habis Pakai
  Biaya Penyusuran dan
  Amortisasi
  Biaya Operasi Lainnya

Biaya non Operasi
   Biaya keuangan (Finance
   Costs)
   Pembiayaan Dalam Negeri
   Pembiayaan Luar Negeri
   Pengeluaran Modal